Data protection
On this website, we explain how we process personal data, how you can exercise your data protection rights, what personal data we collect, and what the processing of personal data is based on.
Processing of personal data by the Ministry of Finance
The Ministry of Finance processes personal data in order to comply with legal obligations, to perform a task carried out in the public interest, or to exercise official authority. In certain cases, the processing of personal data is based on consent.
As a rule, personal data are needed in the provision and use of services and for law drafting purposes. We do not process personal data for any purposes other than those indicated.
Personal data are processed by the persons who maintain data repositories at the Ministry of Finance and, in the case of the Government’s joint information systems, by persons in the Prime Minister’s Office. The Ministry of Finance has also agreed on the processing of personal data with partners providing data repository platforms in accordance with the requirements of the General Data Protection Regulation.
Your data protection-related rights
You have the right to know if we are processing personal data concerning you. If we process your personal data, you have the right to know what data we store about you.
You can obtain your personal data stored in the services by submitting a request for information to the Registry of the Ministry of Finance.
If you notice shortcomings or errors in your data, you may request that they be corrected. In your request for correction, please specify the error and let us know how we should change the data. If you have indicated that your data are incorrect, you have the right to request that their processing be restricted until the accuracy of the data is verified.
You have the right to request the erasure of your data, i.e., the right to object to the processing of your data if the processing of your personal data is not based on compliance with a legal obligation to which the Ministry of Finance is subject. You can submit a request for erasure when, for example, you have subscribed to the Ministry’s press releases and news.
At the Ministry of Finance, we do not make decisions based on automated decision-making. Neither do we create profiles on the basis of the personal data we process.
The Data Protection Ombudsman monitors compliance with the data protection legislation in Finland. Further information about your right to data protection is available on the website of the Data Protection Ombudsman.
Controller
Ministry of Finance
PO Box 28
FI-00023 Government, Finland
Registry: registry.vm(at)gov.fi
The Ministry of Finance and the Prime Minister’s Office are joint controllers when they process personal data in the Government’s shared information systems.
Data protection officer’s contact details
If you need more information concerning the processing of your personal data at the Ministry of Finance, please contact the Ministry’s Data Protection Officer: tietosuojavastaava.vm(at)gov.fi.
Personal data stored
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Du kan prenumerera på nyhetsbrev och aktualitetsmaterial som innehåller information om pågående projekt vid ministeriet och om andra aktuella frågor.
Finansministeriet behandlar personuppgifter på basis av givet samtycke och i vissa fall också för att utföra en uppgift av allmänt intresse. (Artikel 6.1 a och e i EU:s allmänna dataskyddsförordning).
Personuppgifter som behandlas
Personuppgifter som behandlas är prenumerantens e-postadress och språkval i meddelandet samt i vissa fall också prenumerantens namn.
Överföring och utlämning av uppgifter
Registerförare för finansministeriets räkning är Creamailer. Uppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.
Bevaringstid för uppgifter
Vi bevarar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att sända de prenumererade nyhetsbreven och andra pressmeddelanden, dvs. tills nyhetsbrevet eller pressmeddelandet avslutas eller beställningen återkallas. Du kan avsluta prenumerationen när som helst enligt anvisningarna i nyhetsbrevet eller meddelandet. Samtidigt raderas också den e-postadress som använts och eventuella andra tillhörande personuppgifter.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Från digitaliseringsbyrån kan prenumereras aktualitetsmaterial som innehåller information om digitaliseringsbyråns verksamhet och aktuella ärenden samt om kommande evenemang för intressegrupper.
Digitaliseringsbyrån behandlar personuppgifter på basis av givet samtycke och i vissa fall också för att utföra en uppgift av allmänt intresse. (Artikel 6.1 a och 6.1 e i allmänna dataskyddsförordningen)
Personuppgifter som behandlas
De personuppgifter som behandlas består av beställarens e-postadress.
Gemensamt personuppgiftsansvariga
Gemensamt personuppgiftsansvariga tillsammans med finansministeriet är kommunikationsministeriet, undervisnings- och kulturministeriet samt arbets- och näringsministeriet, som vid sidan av finansministeriet utnyttjar kontaktuppgifterna på postningslistan.
Överföring och utlämning av uppgifter
Uppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.
Bevaringstiden för uppgifterna
Vi bevarar personuppgifter så länge som de behövs för att skicka pressmeddelanden och inbjudan till möten, dvs. tills digitaliseringsbyråns verksamhet upphör eller du avslutar din prenumeration. Prenumerationen kan avslutas när som helst genom att skicka en begäran om avslutning per e-post till adressen digitoimisto(at)gov.fi. Samtidigt raderas också den e-postadress som använts och eventuella andra tillhörande personuppgifter.
Enskilda användare kan inte identifieras utifrån de uppgifter som webbanalysen på finansministeriets webbplatser samlar in. Vi samlar in allmänna statistiska uppgifter om användningen av webbplatsen som används för att utveckla tjänsterna.
Bekanta dig med våra cookies på webbplatsen vm.fi.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Finansministeriet ordnar olika slags tillställningar för intressentgrupper och andra evenemang, såsom möten, workshoppar, seminarier och utbildningar. Deltagandet i sådana tillställningar och evenemang förutsätter i allmänhet förhandsanmälan. I samband med detta samlar vi in behövliga personuppgifter av dem som anmält sig till tillställningen. Uppgifterna används för att ordna tillställningar och evenemang samt för att trygga säkerheten vid tillställningarna. Kontaktuppgifterna kan också användas för att skicka anvisningar om deltagande och för att samla in respons efter evenemanget. Personuppgifter begärs endast av grundad anledning och i den omfattning det är nödvändigt med tanke på ändamålet.
När det gäller säkerheten vid tillställningar och evenemang behandlar finansministeriet personuppgifter för att fullgöra sin lagstadgade förpliktelse (Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 8 § i arbetarskyddslagen (738/2002)). I övrigt behandlar finansministeriet personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse (Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning).
Personuppgifter som behandlas
Omfattningen av de personuppgifter som behandlas varierar beroende på tillställningens natur, men vanligen består de åtminstone av deltagarens namn, e-postadress och organisation. Från fall till fall kan vi även behandla andra personuppgifter som är nödvändiga för ordnandet av tillställningen, såsom telefonnummer (till arbetet), tjänstebeteckning/titel, uppgifter om specialdieter eller samtycke till att deltagaruppgifter delas i nätverkssyfte.
Delar av tillställningarna och evenemangen kan spelas in. Vi informerar alltid på förhand om tillställningen inspelas eller fotograferas.
Uppgifterna samlas i regel in hos personerna själva i samband med anmälan. Uppgifter kan dock också samlas in från offentliga källor eller direkt från intressentgrupper.
Överföring och utlämning av uppgifter
Uppgifter lämnas inte ut till tredje parter förutom när det är nödvändigt enligt de bestämmelser som gäller säkerheten på händelseplatsen och de överförs inte utanför EU/EES-området.
Förvaringstid för uppgifter
Uppgifterna förvaras under den tid det tar att ordna tillställningen och nödvändiga åtgärder efteråt, varefter de raderas. Uppgifter om händelser av engångsnatur förvaras i allmänhet högst sex månader efter evenemanget. Deltagarlistor för regelbundet återkommande evenemang och deltagarnas kontaktuppgifter kan dock sparas en längre tid än så för ordnandet av följande redan på förhand kända evenemang inom samma tema.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Finansministeriet kan tillsätta arbetsgrupper för beredning av olika aktuella ärenden och lagstiftning, och företrädare för andra myndigheter, intresseorganisationer eller andra med hänsyn till ärendets natur viktiga intressentgrupper kan också bjudas in till grupperna. För att tillsätta arbetsgrupper och organisera arbetet i praktiken behöver finansministeriet personuppgifter om de som föreslås och utses till arbetsgrupperna.
Finansministeriet behandlar personuppgifter från fall till fall antingen för att fullgöra en rättslig förpliktelse som ankommer på ministeriet eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning. (Artikel 6.1 c och e i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Bestämmelser om finansministeriets uppgifter finns i statsrådets förordning om finansministeriet (610/2003) och i finansministeriets förordning om finansministeriets arbetsordning (966/2005).
Personuppgifter som behandlas
Omfattningen av de personuppgifter som behandlas kan variera beroende på arbetsgruppens art, men typiska uppgifter är personens namn, tjänstebeteckning/titel, organisation och e-postadress. Från fall till fall kan man dock behandla också andra personuppgifter som är nödvändiga för organiseringen av arbetsgruppsarbetet, såsom telefonnummer till arbetet.
Överföring och utlämning av uppgifter
Beslut om tillsättande av arbetsgrupper lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag. Personuppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.
Förvaringstid för uppgifter
Beslut om tillsättande av arbetsgrupper förvaras varaktigt.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Till finansministeriets intressentgrupper hör till exempel företrädare för medier, olika organisationer, kontaktpersoner för det egna förvaltningsområdet och andra ministerier samt andra myndigheter. För att möjliggöra samarbetet med intressentgrupper upprätthåller finansministeriet kontakt- och adressuppgifter om intressentgrupperna och de personer som hör till dem.
Finansministeriet behandlar personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse som hör till ministeriet (Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 20 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)).
Personuppgifter som behandlas
Omfattningen av de personuppgifter som behandlas i intressentgruppsregistren varierar något från fall till fall, men de omfattar vanligtvis personens namn, tjänstebeteckning/titel, arbetsplats/arbetsgivare eller organisation, e-postadress och telefonnummer till arbetet. I vissa fall kan man också behandla andra uppgifter som är nödvändiga för kontakten, såsom intressentgruppens adress- eller lokaliseringsuppgifter (t.ex. ort). De personuppgifter som behandlas samlas in antingen från offentligt tillgängliga källor, såsom från intressentgruppernas webbplatser eller begärs av intressentgrupperna själva.
Överföring och utlämning av uppgifter
Uppgifter lämnas inte ut till tredje parter och överförs inte utanför EU/EES-området.
Förvaringstiden för uppgifter
Uppgifterna i intressentregistret förvaras så länge de behövs för skötseln av kontakterna med intressentgrupperna. Informationen insamlas från offentligt tillgängliga källor, såsom intressentgruppers webbplatser och information och meddelanden från intressentgrupperna själva.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Finansministeriet tar emot brev, respons, frågor och begäran om information från privatpersoner, intressentgrupper och journalister till ministern och finansministeriet. Medborgarbrev och andra meddelanden som innehåller kontaktuppgifter registreras i ärendehanteringssystemet där de får ett ärendenummer för behandling. Korta frågor eller respons kan också behandlas utanför ärendehanteringssystemet.
Finansministeriet behandlar personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse som ankommer på ministeriet samt för att utföra en uppgift av allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning (Artikel 6.1 c och e i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Bestämmelser om ministeriets uppgifter finns i statsrådets förordning om finansministeriet (610/2003) och i finansministeriets förordning om finansministeriets arbetsordning (966/2005).
Om uppgifter vid behandling av personuppgifter föreskrivs bland annat i:
- lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)
- förvaltningslagen (434/2003)
- lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
Personuppgifter som behandlas
De personuppgifter som behandlas består av identifikations- eller kontaktuppgifter som avsändaren av medborgarbrevet, den som ger respons, den som ställt frågan eller den som begär information själv har lämnat till finansministeriet. Uppgifterna varierar från fall till fall. Personuppgifter som behandlas är bland annat namn, adress, födelsetid, telefonnummer (arbete), e-postadress (arbete), organisation samt tjänstebeteckning eller ställning i organisationen. Från fall till fall kan man också behandla andra identifikations- eller kontaktuppgifter som personen själv har lämnat till finansministeriet och som behövs för behandlingen av ärendet.
Överföring och utlämning av uppgifter
Handlingar som innehåller personuppgifter lämnas inte ut till andra myndigheter. Om en myndighet av misstag tillställs en handling för behandling i ett ärende i vilket myndigheten inte är behörig, ska myndigheten dock enligt lag utan dröjsmål överföra handlingen till den myndighet som den anser vara behörig. Avsändaren av handlingen ska underrättas om överföringen.
Uppgifter lämnas eller överförs inte utanför Finland.
Förvaringstiden för uppgifter
Medborgarbrev och svar på dem förvaras varaktigt. Medborgarbrev som inte föranleder några åtgärder förvaras i två år och brev som adresserats till ministern på motsvarande sätt två år efter regeringsperiodens slut. Begäran om uppgifter och handlingar förvaras i 10 år.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
De tekniska uppgifterna om inkommande samtal sparas för att finansministeriet ska kunna fullgöra sina lagstadgade skyldigheter, dvs. för att förmedla samtalen och för att upprätthålla kontakterna (Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).
Personuppgifter som behandlas
Samtal till finansministeriet bandas inte.
Av de samtal som kommer till finansministeriet registreras uppringarens nummer, tiden för samtalet och samtalets längd. Av de samtal som kommer via statsrådets telefonväxel registreras dessutom det nummer till vilket samtalet har vidarekopplats.
Uppgifter om samtal till finansministeriet kan också föras in i finansministeriets ärendehanteringssystem. Vanligtvis kommer man överens om detta med den som ringer. De personuppgifter som samlas in är uppringarens namn, telefonnummer och tidpunkten för samtalet samt vid behov andra uppgifter som är nödvändiga för att ärendet ska kunna utredas.
Överföring och utlämning av uppgifter
Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och Elisa Abp sköter om finansministeriets telefonförbindelser. Finansministeriet behandlar samtalsparternas personuppgifter i Elisa Abp:s system.
Uppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.
Telefonsystemet har en statistikföringsegenskap genom vilken man endast samlar in uppgifter om antalet samtal. Personuppgifter samkörs inte med dessa uppgifter.
Förvaringstiden för uppgifter
Finansministeriet behandlar uppgifterna om inkommande samtal endast så länge som utredningen av ärendet kräver. Förvaringstiderna för de uppgifter som förts in i ministeriets ärendehanteringssystem bestäms enligt statsrådets dokumenthanteringsplan och arkivlagen (831/1994).
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Uppgifter om lediga tjänster vid finansministeriet publiceras i Valtiolle.fi-tjänsten, den huvudsakliga kanalen för inlämnande av ansökan. Ansökan kan också sändas per e-post eller i pappersform till finansministeriets registratorskontor. I ansökan samlas uppgifter som är väsentliga för urvalsprocessen och som sökanden själv lämnar till ministeriet i samband med att ansökan lämnas in.
Finansministeriet behandlar personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse som ankommer på ministeriet och med sökandens uttryckliga samtycke (Artikel 6.1 c och a i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Behandlingen av personuppgifter i samband med rekrytering behövs för behandlingen av ansökningar, bedömningen av lämpligheten och kommunikationen i samband med personval.
Finansministeriet och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) är gemensamt personuppgiftsansvariga för personuppgifter i informationssystemet Valtiolle.fi. Servicecentret ansvarar för informationssystemets tekniska funktion samt för uppgifternas integritet, skydd och förvaringen av uppgifterna. Finansministeriet ansvarar för den personuppgiftsansvariges övriga ansvar och är den registrerades kontaktpunkt när den registrerade vill utöva sina rättigheter.
Om uppgifter vid behandling av personuppgifter föreskrivs bland annat i:
- tjänstemannalagen (750/1994) och -förordningen (971/1994)
- matrikellagen (1010/1989) och -förordningen (1322/1989)
- lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).
- lagen om de språkkunskaper som krävs av offentligt anställda (424/2003)
- säkerhetsutredningslagen (726/2014)
- lagen om Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (179/2019).
Personuppgifter som behandlas
Personuppgifter om arbetssökande som behandlas i samband med rekrytering är
- sökandens identifieringsuppgifter (namn, adress, telefon, födelsetid, kön, annan identifieringsuppgift som sökanden uppgett)
- uppgifter som sökanden uppgett i sin ansökan om sig själv (uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, språkkunskaper, fotografi samt andra behövliga uppgifter om jobbsökning och tjänstetillsättning, såsom till exempel matrikel, meritförteckning, skol- och studiebetyg)
- eventuella referenser med namn och kontaktuppgifter.
Om vi utnyttjar lämplighetsbedömning i samband med sökningen behandlar vi också uppgifter om personens lämplighet för uppgiften: styrkor, utvecklingsområden, förmågor, motivation, karriärmål och rekommendationer för den aktuella uppgiften. När ansökningsprocessen avslutas utarbetar vi en utnämningspromemoria där vi jämför sökandenas meriter i enlighet med statstjänstemannalagstiftningen och Statens arbetsmarknadsverks anvisningar.
Med sökandens samtycke kan en säkerhetsutredning göras om den sökande som blir aktuell för tjänsten. Ytterligare information om säkerhetsutredningen och rättigheterna för den som utredningen gäller finns på skyddspolisens webbplats.
Överföring och utlämning av uppgifter
Vi lämnar ut ansökningsuppgifter till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.
Finansministeriet anlitar vid lämplighetsbedömningarna en tjänsteleverantör med vilken man i enlighet med dataskyddsförordningen har avtalat om behandlingen av personuppgifter.
Vi informerar offentligt om sökandena på finansministeriets webbplats i samband med samhälleligt betydelsefulla rekryteringar. Personuppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.
Förvaringstiden för uppgifter
Efter att rekryteringen har avslutats sparas rekryteringshandlingarna i Valtiolle.fi-systemet i tre (3) månader, varefter de avlägsnas permanent. Till övriga delar bestäms förvaringstiderna för uppgifter som anknyter till finansministeriets rekryteringsprocess i enlighet med statsrådets arkiveringsplan och arkivlagen (831/1994). Ansökningshandlingarna för utnämnda tjänstemän förvaras i 50 år. Ansökningshandlingarna för övriga sökande förvaras i två år. I fråga om tjänster eller tjänsteförhållanden för vilka statsrådet eller republikens president har utnämningsbehörighet förvaras dokumenten varaktigt.
Uppgifterna i samband med lämplighetsbedömningen förvaras under utnämningsprocessen och förstörs omedelbart efter att användningsändamålet upphört.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Finansministeriet får tillgång till skatteuppgifter från Skatteförvaltningen. Vi använder uppgifterna som stöd för beredningen av skattelagstiftningen och statsbudgeten.
Finansministeriet behandlar personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse som ankommer på oss. (Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Uppgifterna behandlas endast av personer som särskilt har utsetts för detta och uppgifterna skyddas på behörigt sätt. Bestämmelser om finansministeriets rätt att få uppgifter av Skatteförvaltningen finns i 16 § i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999).
Personuppgifter som behandlas
Datamaterialet om inkomstbeskattningen innehåller uppgifter om beloppet av personers förvärvs- och kapitalinkomster samt de skatter som debiterats på basis av dem på årsnivå. Datamaterialet om arvs- och gåvobeskattningen innehåller uppgifter om de arv och gåvor som personer har fått samt om beloppen av de arvs- och gåvoskatter som debiterats på basis av dem. I fastighetsbeskattningens datamaterial finns uppgifter om egenskaperna hos fastigheter som påverkar fastighetsskattens belopp samt om beloppet av den fastighetsskatt som debiterats för fastigheterna på årsnivå. Vi behandlar skatteuppgifter utan direkta identifieringsuppgifter om de skattskyldiga, dvs. den skattskyldiges namn, personbeteckning eller adress.
Överföring och utlämning av uppgifter
Uppgifterna används endast vid finansministeriet och de lämnas inte ut till andra myndigheter och överförs heller inte utanför Finland.
Förvaringstiden för uppgifter
Uppgifterna i skattematerialet förvaras varaktigt vid finansministeriet.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Statens tjänsteutmärkelsetecken förlänas som erkännande för långvarig anställning i statlig tjänst. Tjänsteutmärkelsetecknen förlänas av republikens president. Finansministeriet samordnar statliga ämbetsverks och inrättningars process för ansökan om tjänsteutmärkelsetecken, sänder ansökningarna till kommissionen för tjänsteutmärkelsetecken och föredrar ansökningarna för republikens president.
Vi använder de lagrade person- och anställningsuppgifterna när vi kontrollerar att villkoren för beviljande av statens tjänsteutmärkelsetecken uppfylls.
Finansministeriet behandlar personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse som ankommer på ministeriet (Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Behandlingen av personuppgifter grundar sig på lagen om offentlig belöning (1215/1999) och förordningen om statens tjänsteutmärkelsetecken (166/1961). Den som ansöker om tjänsteutmärkelsetecken ska innan ansökan görs försäkra sig om att den person som föreslås få utmärkelsetecknet ger sitt samtycke.
Personuppgifter som behandlas
I registret över statens tjänsteutmärkelsetecken finns föredragningslistor över tjänsteutmärkelsetecken för kommissionen för tjänsteutmärkelsetecken, förteckningar över godkända och förkastade mottagare för varje år. Uppgifter som behövs för beviljande av statens tjänsteutmärkelsetecken fås ur register och matrikeln över statsförvaltningens personal. De personuppgifter som behandlas är personens namn, personbeteckning, arbetslivsuppgifter, avbrott i tjänsteutövningen och straffuppgifter. I samband med processen behandlas matrikelutdrag som kan innehålla även andra uppgifter.
Överföring och utlämning av uppgifter
Ansökningarna om tjänsteutmärkelsetecken och föredragningslistorna över personerna arkiveras i Riksarkivet.
Uppgifter överförs inte utanför Finland.
Förvaringstiden för uppgifter
Förvaringstiderna för uppgifterna bestäms enligt statsrådets arkiveringsplan och arkivlagen (831/1994).
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Finansministeriet bereder årligen förslag till utmärkelsetecken inom sitt eget ansvarsområde för ordnarna. Finansministeriet behandlar personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse som ankommer på ministeriet (Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Behandlingen av personuppgifter grundar sig på lagen om offentlig belöning (1215/1999), reglementet för Finlands Vita Ros orden, förordningen angående instiftande av Finlands Lejons orden (747/1942) samt ordnarnas bestämmelser om förläning av utmärkelsetecken.
Personuppgifter som behandlas
Finansministeriet behandlar framställningar som inkommit på ordens blankett med namn, tjänsteställning, hemkommun, militär grad, utbildning, arbets- eller organisationsuppgifter och andra erfarenheter samt föreslagna tecken.
Överföring och utlämning av uppgifter
Ministrarnas förslag till finansministeriets framställan om förläning av utmärkelsetecken och de godkända förslagen om förläning av utmärkelsetecken sänds till ordnarna när behandlingen av ansökan om förläning har slutförts.
Uppgifter överförs inte utanför Finland.
Förvaringstiden för uppgifter
Förslagen till utmärkelsetecken förvaras vid ministeriet under den tid som handläggningen pågår. De förslag som förkastats förstörs omedelbart efter att det operativa behovet upphör. Vi förvarar en förteckning i 10 år för sammanställandet av förslag och beredningen av ministerns förslag. Ministrarnas förslag till finansministeriets framställan om utmärkelsetecken förvaras varaktigt.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Finansministeriet bereder statens personalbokslut och personalberättelse, utarbetar
personalstatistik, lönejämförelser och analyser av den högsta ledningen och följer även upp bindningar. Vi behandlar uppgifter om de statsanställda för att fullgöra vår utvecklingsuppgift inom statsförvaltningen, vår ledningsuppgift i fråga om statens personalresurser och statens arbetsgivarförpliktelser. Uppgifterna behövs för planering, beslutsfattande och rapportering som gäller statens personalresurser samt för avtals- och förhandlingsverksamhet.
Finansministeriet behandlar personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse som ankommer på ministeriet (Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Behandlingen av personuppgifter grundar sig på förvaltningslagen (434/2003), statstjänstemannalagen (750/1994) och finansministeriets förordning om finansministeriets arbetsordning (966/2005).
Personuppgifter som behandlas
Finansministeriet behandlar uppgifter om statsanställdas anställningsförhållanden och uppgifter som beskriver tjänster inom den högsta tjänstemannaledning.
Överföring och utlämning av uppgifter
Uppgifter lämnas ut till Statistikcentralen för framställning av statistik. På basis av EU-medlemsavtalen överlåts centralförvaltningens lönestatistik till Eurostat för kontrollräkningar av EU-tjänstemännens löner och pensioner.
Uppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.
Förvaringstiden för uppgifter
Uppgifterna förvaras i enlighet med finansministeriets arkiveringsplan. En del av uppgifterna förvaras varaktigt.
Visselblåsarskydd, det vill säga skydd för rapporterande personer, gör det möjligt att rapportera överträdelser på ett säkert sätt. Överträdelser kan rapporteras genom en intern eller en extern rapporteringskanal. Bara anställda vid finansministeriet har tillgång till finansministeriets interna rapporteringskanal. Övriga personer, exempelvis pensionerade tjänstemän eller anställda hos samarbetspartner, kan lämna en rapport om sådana överträdelser i finansministeriets verksamhet som de upptäckt i sitt arbete och som omfattas av visselblåsarlagens tillämpningsområde till justitiekanslersämbetets centraliserade externa rapporteringskanal.
Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter
Behandlingen av personuppgifter anknyter till de uppgifter som föreskrivs i visselblåsarlagen (1171/2022). Enligt 30 § i visselblåsarlagen får den personuppgiftsansvarige behandla uppgifter som anknyter till särskilda kategorier av personuppgifter samt till fällande domar i brottmål och till brott endast om behandlingen är nödvändig med tanke på visselblåsarlagens syfte.
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (behandling som behövs för fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter).
Uppgifter som behandlas
Rapporter som behandlas som ärenden som gäller visselblåsarskydd kan innehålla vilka personuppgifter som helst som den rapporterande personen har uppgett i sin rapport.
I ärenden som gäller visselblåsarskydd registreras den rapporterande personens personuppgifter inte som uppgifter om den som inlett ärendet i ärendets eller handlingens kontaktuppgifter. Inte heller personuppgifter om föremålet för rapporten registreras i ärendets eller handlingens kontaktuppgifter. Personuppgifter om den rapporterande personen och om föremålet för rapporten behandlas dock i handlingar som hänför sig till rapporten, till exempel i informationen om överträdelsen.
Personuppgifterna om den rapporterande personen och om föremålet för rapporten enligt visselblåsarlagen är alltid sekretessbelagda i sin helhet.
Situationer där uppgifter om den rapporterande personens identitet kan lämnas ut till en annan myndighet eller till föremålet för rapporten
Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots den sekretess som det föreskrivs om i visselblåsarlagen lämna information om identiteten för den rapporterande personen och andra personer som nämns i rapporten, samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, till en person som har utsetts att utreda rapportens riktighet, om det är nödvändigt att lämna denna information för att rapportens riktighet ska kunna utredas.
Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots sekretessbestämmelserna även lämna information om identiteten för den rapporterande personen, föremålet för rapporten och andra personer som nämns i rapporten samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, om informationen behövs
- till den behöriga myndigheten, för utredning av rapportens riktighet
- till förundersökningsmyndigheter, för att förebygga, avslöja och utreda brott och föra brott till åtalsprövning
- till åklagare, för de uppgifter som det föreskrivs om i 9 § i lagen om Åklagarmyndigheten (32/2019)
- till föremålet för rapporten, för uppgörande, framställande eller försvar av rättsliga anspråk i samband med en handläggning i domstol eller i ett rättsligt eller administrativt förfarande utanför domstol.
Särskilda bestämmelser om rätten för en part att få sekretessbelagd information finns någon annanstans i lag.
Föremålet för rapporten har rätt att lämna ut den rapporterande personens identitet och få information av myndigheterna om den rapporterande personens identitet, om det behövs för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk i samband med ett rättsligt förfarande.
Den som ansvarar för handläggningen av en rapport ska i förväg informera den rapporterande personen om att hans eller hennes identitet kommer att lämnas ut, om inte denna information äventyrar utredningen av rapportens riktighet, en förundersökning eller en rättegång i anknytning till ärendet. Den behöriga myndigheten ska dessutom ge den rapporterande personen en skriftlig utredning om orsakerna till att sekretessbelagd information lämnas ut.
Behandlingen av uppgifter begränsas inom organisationen och tidsmässigt
I ärenden som gäller visselblåsarskydd får personuppgifter behandlas endast av de personer vid finansministeriet som utsetts för uppgiften i enlighet med visselblåsarlagen.
Handlingar som har lämnats till ministeriet eller upprättats vid ministeriet samt de personuppgifter som ingår i dessa ska bevaras i enlighet med de lagringstider som anges i informationsstyrningsplanen. Vid fastställandet av lagringstiderna har bestämmelserna i 29 § 2 mom. i visselblåsarlagen beaktats.
Uppgifter som registrerats i ärendehanteringssystemet överförs inte till tredjeländer eller till internationella organisationer.
Den registrerades rättigheter
Den registrerades rätt att begränsa behandlingen tillämpas inte på ärenden som gäller visselblåsarskydd. Den registrerades rätt att få tillgång till uppgifter får begränsas om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkra utredningen av rapportens riktighet eller skydda den rapporterande personens identitet. Om endast en del av uppgifterna är sådana att de inte omfattas av rätten att få tillgång till uppgifter, har den registrerade rätt att få tillgång till de övriga uppgifter som rör honom eller henne. Den registrerade har rätt att få information om orsakerna till begränsning och att begära att uppgifterna lämnas till dataombudsmannen i enlighet med 34 § 3 och 4 mom. i dataskyddslagen (1050/2018).
Begäran om information som gäller personuppgifter, begäran om rättelse eller komplettering av personuppgifter och begäran om begränsning av behandlingen ska riktas till den e-postadressen ilmoittajansuojelu.vm(at)gov.fi.